Wie bereits oben angesprochen, wird der Status des ZWB auf Antrag verliehen. Zuständig sind die Zollbehörden des jeweiligen Mitgliedsstaats, in dem die Hauptbücher des Antragstellers zugänglich sind, einschließlich der Aufzeichnungen und Unterlagen, anhand derer die Zollbehörde des Mitgliedsstaats die Voraussetzungen und die Kriterien für das Erlangen des ZWB-Status prüfen kann.

Die Kommission wird eine Liste der zuständigen Stellen der Zollbehörden im Internet veröffentlichen. Innerhalb Deutschlands werden die Hauptzollämter zuständig sein.
Der Antrag ist schriftlich oder in elektronischer Form nach einem hierfür entworfenen Muster zu stellen. Dieser Antrag muss alle unter Punkt 2 aufgeführten Angaben in detaillierter Form enthalten.

Das bedeutet für Sie: Im Antrag ist ein kompetenter Ansprechpartner zu benennen. Dies kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder ein externer Berater (Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) sein, der das Antragsverfahren beratend begleitet.
Hier empfehlen wir, eine Person zu benennen, die das Unternehmen und die beantragte Bewilligung so weit kennt, dass Anfragen des Zolls unverzüglich beantwortet werden können.

Eine Antragstellung ist ab dem 01.01.2008 beim zuständigen Hauptzollamt möglich. Die zuständige Zollbehörde hat dann in eigener Verantwortung zu prüfen, ob die Bedingungen und Kriterien für eine Bewilligung durch den Antrag erfüllt sind.

Dabei findet zunächst eine Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung innerhalb von 30 Tagen statt. Fehlen dem Antrag wesentliche Unterlagen oder Angaben oder ist dieser offensichtlich unbegründet, wird er unverzüglich zurückgewiesen. Dann ist nur eine neue Beantragung möglich, die zu entsprechenden Verzögerungen führen wird. Der Antrag soll in einer Bearbeitungsfrist von 90 Kalendertagen nach Antragstellung beschieden werden, so der Verordnungstext. Dieser Bearbeitungszeitrahmen kann im Falle, dass die zuständige Zollbehörde nicht in der Lage ist, die Frist einzuhalten um weitere 30 Kalendertage erweitert werden. Für die Erstanträge im kommenden Jahr ist diese Frist bereits vorab auf 300 Tage verlängert worden. Es ist bisher unklar, wie lang die Bearbeitungszeiten tatsächlich sein werden, insbesondere, wenn es zu einer Zurückweisung vorab und zu einer Neubeantragung kommen muss.

Das bedeutet für Sie: Es ist bereits jetzt erforderlich, die notwendigen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Bestehen der Prüfung zu schaffen. In Anbetracht der möglicherweise langen Bearbeitungsfristen ist es umso wichtiger, einen einwandfreien und vollständigen Antrag abzugeben. Wir gehen davon aus, dass die Zollverwaltung diejenigen Anträge besonders schnell bearbeiten wird, die vollständig und mit einer entsprechenden Vorbereitung eingereicht werden. Bei allen anderen Anträgen wird abzuwarten sein, ob die Zollverwaltung in der Lage ist, die nach eigenen Angaben erwarteten 40.000 Anträge innerhalb dieser 300 Tage zu bearbeiten.

Die Zollbehörde muss den Antragsteller über die Gründe für die Entscheidung unterrichten. Gegen die Ablehnung kann der Antragsteller Rechtsmittel einlegen. In Deutschland handelt es sich hierbei zunächst um das Einspruchsverfahren gem. § 347 AO.