Der Status des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten wird von den Zollbehörden nur dann bewilligt, wenn der Antragsteller bestimmte Kriterien erfüllt.

Ansässige Person

Grundsätzlich muss der Antragsteller im Zollgebiet der Gemeinschaft ansässig sein. Der Status des ZWB wird nur einem europäischen Unternehmen bewilligt. Eine Ausnahmen besteht für Fluglinien oder Schifffahrtslinien mit Zweigniederlassungen im Europäischen Zollgebiet.

Der Status wird nur einem Unternehmen (juristische Person oder Einzelkaufmann) einzeln verliehen, nicht jedoch einem Konzern. Dies führt dazu, dass jede Untergliederung eines Konzerns eine eigene Bewilligung beantragen muss.

Angemessene Einhaltung der Zollvorschriften

Der Antragsteller muss die angemessene Einhaltung der Zollvorschriften nachweisen.
Die Einhaltung der Zollvorschriften gilt dann als angemessen, wenn in den drei Jahren vor der Antragsstellung keine schwere Zuwiderhandlung und keine wiederholten Zuwiderhandlungen gegen die Zollvorschriften begangen worden sind, wobei dafür eine Verurteilung vorgelegen haben muss.

Bei der Formulierung „angemessen“ handelt es sich um einen unbestimmten Rechtsbegriff, so dass seine inhaltliche Auslegung gerichtlich eingeschränkt überprüfbar ist. Die Zollverwaltung hat bei dieser Beurteilung den Umfang der zollrechtlich relevanten Vorgänge im Unternehmen zu prüfen. Sie hat die Möglichkeit, die Bewilligung auszusprechen, sofern sie der Auffassung ist, dass etwaige in Frage kommende Zuwiderhandlungen im Verhältnis zu der Zahl oder dem Umfang der zollrelevanten Vorgänge geringfügig sind.

Das bedeutet für Sie: Sollten Sie diesen Status für eine Tochtergesellschaft außerhalb der EU benötigen, besteht nur die Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass diese Gesellschaft ihren Sitz in die EU verlegt. Möglicherweise wird dieser Status aufgrund einer noch zu entwickelnden Verwaltungspraxis auch unselbstständigen Niederlassungen bewilligt, die bereits jetzt über eine eigene Zollnummer verfügen. Dies ist aber noch nicht sicher.
Diese ordnungsgemäße Einhaltung bezieht sich dabei zum Einen auf den beantragenden Wirtschaftsbeteiligten an sich, und zum Anderen auf die Geschäftsführung, die Mitglieder des Aufsichtsrates, die gesetzlichen Vertreter des Antragstellers in Zollangelegenheten sowie die Personen, die im Antragstellerunternehmen für Zollangelegenheiten verantwortlich sind.

Sicherlich wird hier immer am Einzelfall entschieden werden müssen. Etwaige Entscheidungskriterien müssen sich noch herauskristallisieren.

Das bedeutet für Sie: Auch wenn es in der Vergangenheit zu kleineren Unregelmäßigkeiten im Rahmen einer Außenwirtschaftsprüfung festgestellt wurden, bedeutet dies nicht, dass daran die Bewilligung scheitert.
Von entscheidender Bedeutung dürften ohnehin nur Unregelmäßigkeiten sein, die unter die einschlägigen Straftatbestände fallen oder bei denen ein Organisationsverschulden der Geschäftsleitung angenommen wurde. Nachzahlungen, Neufestsetzungen oder Meinungsverschiedenheiten in der Anwendung des geltenden Rechts sind hier sicherlich unbeachtlich.
Wir gehen derzeit davon aus, dass ein Verstoß gegen Zollbestimmungen, der in der Vergangenheit noch nicht zu einem Widerruf von Begünstigungen individuell geführt hat, auch zukünftig der Bewilligung des Status nicht im Wege stehen wird.
Sollte in den letzten Jahren jedoch eine Bewilligung widerrufen worden sein, wird sich die Zollverwaltung den dafür ursächlichen Verstoß anschauen und eine Einzelbewertung vornehmen.

Geschäftsbücher und Beförderungsunterlagen 

Das Antragstellerunternehmen muss ein zufrieden stellendes System zur Führung von Geschäftsbüchern und / oder Beförderungsunterlagen einsetzen. Daher soll der Antragsteller ein Buchführungssystem verwenden, welches den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung des Mitgliedsstaats, in dem die Buchhaltung geführt wird, entspricht und daher auf Wirtschaftsprüfungen basierende Zollkontrollen erleichtert. 

Die Zollverwaltung wird innerhalb dieser Prüfung die EDV-Ausstattung des Antragstellers kontrollieren. Insbesondere wird hier geprüft, ob die EDV-Ausstattung in der Lage ist, mögliche Verstöße und Unregelmäßigkeiten aufzudecken. In diesem Zusammenhang wird die technische Absicherung der vollständigen EDV-Abteilung überprüft (z.B. ob geeignete Virenprogramme vorliegen o. ä.). 

Das bedeutet für Sie: Von erheblicher Bedeutung für die Erteilung des Zertifikates des zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist eine ordnungsgemäße und vollständige Buchführung. Den Zollbehörden muss also ein Einblick in die Buchführung eingeräumt werden, so dass für die zuständige Zollbehörde ersichtlich wird, dass eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet ist. Je nach dem, ob die Zollverwaltung davon Gebrauch macht, ist diese Prüfung wie eine „normale“ Außenwirtschaftsprüfung vorzubereiten.

Verwaltungsorganisation

Der Antragssteller muss über eine Verwaltungsorganisation verfügen, die der Art und Größe des Unternehmens entspricht und für die ordnungsgemäße Verwaltung des Warenflusses geeignet ist. Sie muss über interne Kontrollen verfügen, mit denen illegale oder nicht ordnungsgemäße Geschäfte erkannt werden können. Es muss also innerbetrieblich gewährleistet sein, dass es ausgeschlossen ist, falsche oder überholte Stammdaten, wie beispielsweise Artikelnummern oder Zolltarifnummern, zu verwenden.
Außerdem überprüfen die Zollbehörden evtl. vorliegende betriebsinterne Richtlinien, in denen geregelt ist, was die Mitarbeiter in den verschiedenen Tätigkeitsbereichen zu beachten haben.

Das bedeutet für Sie: Die Zollbehörden überprüfen das Vorliegen der internen Kontrollsysteme unter anderem daran, ob im Unternehmen eine an den Regeln des Zollrechts orientierte Arbeits- und Organisationsanweisung vorliegt. Sollten Sie bereits über eine solche verfügen, wird kontrolliert, ob und wie diese umgesetzt und eingehalten wird.

Es müssen sämtliche Warenbewegungen für die Zollbehörden einwandfrei nachvollziehbar sein. Sämtliche innerbetrieblichen Waren- und Materialbewegungen müssen erfasst sein, so dass es möglich ist, einzelne Verbindungen oder Bewegungen zurück zu verfolgen. Es muss genau festgelegt sein, wer diese Warenbewegungen regelmäßig analysiert und überwacht.
Außerdem überprüfen die Zollbehörden, inwieweit die Lagerung der entsprechenden Waren organisiert wird. Es müssen gewisse Sicherheitsmechanismen angelegt sein, die geeignet sind, die Freigabe von Waren aus dem Lager oder den Versand der Waren zu kontrollieren.

Das bedeutet für Sie: Sie sollten vor Beantragung der Bewilligung genau überprüfen, inwieweit Sie im Rahmen Ihres Warenwirtschaftssystems diese Vorgaben erfüllen.

Personaleinweisung 

Zur Erlangung des Zertifikats des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten muss der Antragsteller gewährleisten, dass er sein Personal umfassend auf die Notwendigkeit zur Unterrichtung der Zollbehörden hingewiesen hat. Man erwartet vom Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten, dass dieser die Zollbehörden selbständig auf Unregelmßigkeiten hinweist und ein System im Unternehmen installiert, nach dem et-aige Fehler entdeckt und behoben werden können.

Das bedeutet für Sie: Gewährleisten Sie schon jetzt, dass Ihre Mitarbeiter über die Wichtigkeit der Einhaltung dieser Punkte unterrichtet sind und installieren Sie bereits jetzt ein Kontrollsystem, nach dem etwaige Unregelmäßigkeiten entdeckt und behoben werden. Bei besonders schwerwiegenden Verstößen bietet es sich an, dass Sie darüber vorab die Zollverwaltung informieren. Ein solches Vorgehen minimiert auch unabhängig von dem Bewilligungsverfahren die schädlichen Auswirkungen eines Verstoßes gegen die Zollvorschriften.

Nachweisliche Zahlungsfähigkeit 

Der Antragsteller muss nachweislich zahlungsfähig sein. Wenn der Antragsteller dies nachweisen kann, können ihm Vereinfachungen in der Gestellung von Sicherheiten gewährt werden. Die Bedingung der Zahlungsfähigkeit des Antragstellers gilt dann als erfüllt, wenn die Zahlungsfähigkeit der letzten drei Jahre nachgewiesen werden kann. Mit Zahlungsfähigkeit im Sinne dieser Vorschrift wird eine Finanzlage bezeichnet, die es dem Antragsteller ermöglicht, seinen Verpflichtungen unter gebührender Berücksichtigung der Art der Geschäftstätigkeit nachzukommen. Sofern der Antragsteller erst seit weniger als drei Jahren am Markt tätig ist, wird seine Zahlungsfähigkeit anhand der vorliegenden Geschäftsbücher und Informationen beurteilt. 

Angemessene Sicherheitsstandards 

Zur Erfüllung dieses Kriteriums der angemessenen Sicherheitsstandards ist seitens des Antragstellers ein hohes Maß an Sicherheitsbewusstsein erforderlich, sowohl unternehmensintern als auch bezüglich sämtlicher geschäftlichen Beziehungen zu Kunden oder Lieferanten. Die „Angemessenheit“ ist hier anhand einer Einzelfallprüfung vorzunehmen. Diese richten sich insbesondere nach der Art der Waren sowie der Größe des Unternehmens. Beispielsweise kann es für gewisse Unternehmen erforderlich sein, geeignete Zugangskontrollmaßnahmen einzuführen, sämtliche Dienstgebäude gegen Einbruch zu sichern, oder ein so genanntes Security-Screening der Mitarbeiter durchzuführen, die in sensiblen Bereichen eingesetzt werden. Außerdem kann es unter Umständen er-forderlich sein, sämtliche Mitarbeiter an regelmäßigen Sicherheitsschulungen teilnehmen zu lassen. 

Das bedeutet für Sie: Für diesen Bereich der zu erfüllenden Kriterien ergibt sich unter Umständen je nach Unternehmensart ein erheblicher Handlungsbedarf. Dies ergibt sich im Übrigen auch aus allgemeinen Grundsätzen der Unternehmenssicherheit.